БЛОГ
Етикет на кратките съобщения в бизнес комуникацията
Кратките съобщения, които изпращаме през ред мобилни приложения, като WhatsApp, Viber и др., вече станаха важна част от бизнес комуникацията. Съобщенията са по-бързи от имейлите и по-удобни от телефонните разговори, като съществуват определени правила, които трябва да следваш, за да ги използваш ефикасно и същевременно с това да запазиш професионалния си имидж.
Правило 1. Не претоварвай съобщенията, бъди кратък

Основната разлика между имейл и текстово съобщение е че в имейла трябва да има приветствие, да има добре структурирана основна част, завършващи думи и подпис с име, фамилия и работна позиция (а често и всичките ти контактни данни). Съобщението, от друга страна, трябва да съдържа само приветствие и въпроса, който задаваш, или информацията, която предаваш. Няма нужда в края на съобщението да пишеш «С уважение, Иван Петров». Ако редовно си пишете с колега, достатъчно е да включиш приветствие («Здравей, Иван!») в първото съобщение за деня. Ако пишеш на някой за първи път, започни съобщението си с представяне («Здравей, Ралица, това е Иван Петров.»).


Правило 2. Използвай месинджъра само за прости съобщения

Пиши съобщения с проста информация, така че да няма възможност за неправилна интерпретация. Основно правило е да използваш съобщения за ситуации, състоящи един въпрос и един отговор. Например, «Ще закъснея с 5 минути», «Вземи отчета за срещата», «Напомням ти да ми изпратиш презентацията». Ако съобщението ти е по-дълго от 2 изречения, най-добре е да се обадиш или да напишеш имейл. Също така, ако очакваш дълъг отговор, по-добре се обади. Не карай човека отсреща да пише дълги съобщения. Също така, никога не изпращай важна или конфиденциална информация, както и лоши новини, в съобщения. Ако въпросът е спешен, обади се. Не разчитай на това, че човек постоянно проверява и чете съобщенията си.


Правило 3. Пиши съобщения само в работно време

Едва ли ще се обаждаш или ще пишеш имейл на клиент извън работно време (изключение прави наличието на някаква спешна или извънредна ситуация). Същото правило важи и за общуването през месинджър.


Правило 4. Спазвай професионален тон

По-добре е да пазиш неутрален тон, да не използваш жаргон и емоджита, защото не всички хора ги харесват. Също така не пиши с големи букви, защото това се разчита като викане. Ако пишеш кратко, все пак използвай вежливи думи като «моля» и «благодаря», за да не изглежда грубо съобщението ти.


Правило 5. Отговаряй бързо

Ако получиш съобщение по месинджър, най-вероятно колегата ти отсреща очаква по-бърз отговор. Отговори веднага, щом имаш възможност. Но все пак не преглеждай съобщенията си по време на работни срещи и разговори с колеги.


Правило 6. Внимавай с автокорекциите

Ако телефонът ти разполага с подобна функция, е възможно да коригира грешки и да променя някои думи автоматично. За да не попаднеш в неловка ситуация, прочети съобщението преди да го изпратиш.
Ако искаш да се научиш да пишеш стегнати, добре структурирани и ефективни бизнес писма на английски, запиши се за онлайн курса Business Writing for Managers.
Курсове, които може да харесаш: