БЛОГ
Изгубени в текста:
Най-често допусканите грешки при воденето на бизнес кореспонденция и как да ги избегнеш
В директния разговор „очи в очи", жестовете, които човек прави, позата на тялото, изражението на лицето, погледа му допълнително спомагат за изразяване на това, което той казва. Същевременно те помагат и на слушащия да разбере по-добре смисъла и посланието на думите. При писмената комуникация, обаче, тези похвати липсват, като това допълнително задължава пишещия към по-внимателен подбор на думите и структуриране на текста.

Често невниманието, допускането на грешки или просто липсата на умение за правилно водене на писмена бизнес комуникация може да изиграе лоша шега. Това може да доведе до неразбиране или грешно възприемане на написаното от страна на адресата, водейки след себе си до неприятни последици, като конфликти, разваляне на партньорски отношения и увреждане /съсипване на твоя професионален имидж. За да не се стига до там, избрахме 5 най-често срещани грешки в писмената бизнес комуникация. Ако ги избягваш, писмата ти ще станат много по-добри!
1. Дълги изречения

Много хора мислят, че когато пишат дълги и сложни изречения изглеждат по-умни, но в действителност затрудняват възприемането на информацията от страна на адресата. Използването на дълги изречения крие доста рискове. Такива изречения обикновено са тромави, четат се и се осмислят от адресата по-трудно, и в някой случай дори могат да останат неразбрани. В резултат на това, четящият може да разбере грешно посланието на писмото и това, което се изисква от него. Друга негативна последица може да се изрази в удължаване на комуникацията, писане и изпращане на допълнителни уточняващи писма. Затова използвай кратки изречения в писмата си. Помни, че основната ти цел е да поднесеш правилно мислите си до адресата, а не да го объркаш!


2. Грешен subject

Доста хора подценяват или направо пренебрегват така наречената тема [subject] на писмото. Добрата формулировка на темата е важна не само за по-лесното откриване на писмото в пощенската кутия, а спомага на адресата да разбере от пръв поглед темата и целта на написаното. Темата на писмото играе роля на негово заглавие, затова е и от голямо значение да се подходи внимателно при определянето му. От добрия subject човек получателят трябва да може да разбере за какво е писмото и в някои случаи какво се изисква от него.

Лош subject – „Отчет"
Добър subject – „Отчет за продажбите за декември 2018 г."

Лош subject – „Re(25): Бюджет"
Добър subject – „Среща за обсъждане на бюджет на 20.01"

3. Липса на структура

Грешната или липсваща структура може тотално да обърка четящия, а в някои случай дори да го ядоса или изнерви. Грешната подредба на написаното може да доведе до това той да пропусне някоя важна част от него. Последиците от това може да изразят както в писането на допълнителни уточняващи писма, така и в грешки при изпълнение на самата работа (защото четящият е пропуснал нещо или го е разбрал грешно).

В първия параграф на писмото обясни за какво пишеш. Не пиши всичко в един параграф. Раздели информацията на части, като обясниш всяка идея в отделен параграф. Когато въпросите са повече от три, използвай булети или номерация / номеровани списъци. В последния параграф на писмото задължително сложи призив за действие (call-to-action). Това ни води и до следващата грешка номер

4. Липса на ясен call-to-action

Когато с писмото си човек моли или изисква нещо от адресата, то текста му трябва да съдържа ясен и разбираем call-to-action. Липсата или неясното формулиране на такъв може да доведе до резултат, различен от този, който пишещия е целял, а в някои случаи дори и до липсата на каквото и да е било действие от страна на четящия.

В последния параграф на писмото си напиши какво очакваш от адресата. Например, пишеш писмо, с което обясняваш на шефа как е преминала служебна среща, на която ти си присъствал и описваш възможните варианти за действие. Ако не сложиш call-to-action в края, шефа ти просто няма да разбере, за какво си му написал това писмо, и какво искаш от него. Във връзка с написаното ти молиш адресата да вземе отношение и да потвърди дадено действие, което ще изпълниш: „Моля съгласувай…" , „Моля посъветвай…" , „Моля изпрати…"

5. Предварително ви благодаря за отговора!

Случвало ли ти се е да завършваш писмо с фразата „Предварително ви благодаря за отговора / информацията!"? На пръв поглед изглежда като израз на вежливост, но всъщност е един вид манипулация! Използвайки тази или подобна фраза, едва ли не задължаваш адресата да отговори на писмото ти при каквито и да е обстоятелства. Най-вероятно, четящият ще усети манипулативност в тази фраза, като несъмнено може да доведе до негативна реакция от негова страна.
Ако искаш да се научиш да пишеш стегнати, лаконични, добре структурирани и ефективни бизнес писма на английски, запиши се за онлайн курса Business Writing for Managers!
Курсове, които може да харесаш: